¿Quieres hacer más como líder? Aborda el problema de la «R».
Ya sea que las empresas tengan 1,000 empleados o 10, la mayoría de los líderes, si no es que todos, sienten que no hay suficientes horas en el día para dirigir las tareas de la manera que les gustaría. Según un nuevo estudio de Harvard, tienen razón.
El estudio, llamado «The Leader’s Calendar» (El Calendario del Líder), invirtió 12 años de exhaustiva investigación para confirmar lo que la mayoría de nosotros ya sabíamos: los CEOs tienen muchos recursos pero no suficiente tiempo. Si diriges una organización, lo entiendes. Trabajas de noche y los fines de semana y renuncias a cualquier oportunidad de vida social, pero siempre parece que hay algo más que hacer, ¿verdad? Bueno, gracias a la talentosa gente de Harvard, sabemos a quién culpar.
El problema de la “R”
Enterrado en los datos de la investigación está la información de que el CEO promedio pasó 72 por ciento de su tiempo en reuniones. Ni siquiera Harvard cree que más reuniones equivalgan a mejores negocios.
Apenas el año pasado, los investigadores de la Escuela de Negocios de Harvard encuestaron a 182 altos directivos sobre el valor de las reuniones, y el 65 por ciento dijo que las reuniones les impiden completar su propio trabajo, el 71 por ciento dijo que las reuniones son improductivas e ineficientes, y el 62 por ciento dijo que las reuniones perjudican la unión del equipo.
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En otras palabras, las reuniones no son lo mejor. Pero eso ya lo sabes. Claro, es importante y a veces incluso agradable reunir al equipo de vez en cuando. Te pones al día, te conectas, haces estrategias, te ríes e incluso te relacionas. Pero, seamos honestos. Tú también:
- Desperdicias los 20 minutos antes de la reunión sin hacer ningún trabajo, porque ¿por qué empezar algo cuando va a tener que parar?
- Desperdicias los primeros 10 minutos tomando café, acomodándote y repitiendo lo que ya has dicho otra persona.
- Pasas la mitad de tu tiempo revisando tu reloj porque tiene otra reunión justo después de ésta… y luego otra después de ésta.
- Preocúpate por todo lo que no estás logrando mientras estás en una reunión en la que realmente no necesitabas estar.
El consejo para cambiar las reuniones suele ser el mismo: Tener una agenda, asegurarse de que todo el mundo venga preparado, hacer que las reuniones sean más cortas. Pero si funcionaran, los ejecutivos no despreciarían tanto las reuniones. Hay una idea mejor: Dejar de tener reuniones.
Quizá puede parecer extremo, pero no se trata de que nunca te reúnas con tu gente. Deja de reunirte con ellos como lo has hecho: todos sentados en una sala de conferencias helada, refunfuñando sobre cuánto más tarde tendrán que trabajar a causa de esta hora perdida. En vez de eso, lucha para proteger tu tiempo de reuniones constantes.
Realiza «reuniones flash»
Todos en el equipo reciben un mensaje: «Reunirse en el estacionamiento en 10 minutos». No hay tiempo para prepararse y no hay expectativa de ello. Todo el mundo aparece, se dice lo que hay que decir, y todo se hace en 10 minutos.
Lluvia de ideas en público
¿Nos vemos en Starbucks? Sí. La investigación sobre el «efecto coffeehouse» ha demostrado que un nivel moderado de ruido de fondo (como el silbido de la máquina de café) mejora el rendimiento en las tareas creativas.
Prohibir PowerPoint
De hecho, prohibir toda tecnología. Nada de teléfonos, proyectores, nada de esas tonterías. Sólo habla, escucha y toma notas. Nadie está prestando atención a tus diapositivas, de todos modos. Están tomando siestas rápidas.
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Envía a un «representante»
¿Cuántas reuniones realmente requieren la presencia del CEO? Sólo di que no. En lugar de eso, envía a alguien en quien pueda confiar para que tome notas concisas y contextuales, no sobre todo lo que se ha dicho, sino sobre las cosas importantes que se han dicho y lo que significan. Siempre se puede hacer un seguimiento más tarde en persona.
No viajes para reuniones
Si eres un principiante, no puedes pagar el costo de viajar para las reuniones, y la gente que quiere reunirse contigo debe entenderlo. Así que, a menos que la reunión sea para tu negocio, hay una cosa llamada teléfono. Si la otra parte insiste en una entrevista personal, sugiere Skype o alguna otra aplicación de videoconferencias.
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