Aprende a mantenerte al tanto de tu trabajo sin que tu horario se salga totalmente de control.
Un día tienes todo el tiempo del mundo, al otro, sientes que las 24 horas del día no te alcanzan; ¿Alguna vez te ha pasado esto? Llega un momento en tu vida profesional en el que tu ritmo de trabajo se incrementa súbitamente, ya sea por obtener mayores responsabilidades en el puesto en donde estás o por conseguir uno nuevo, quizás porque el departamento se ha reducido y hay menos personas a cargo de realizar las actividades diarias del negocio.
¿Cómo te mantienes al tanto de tu trabajo y tu vida personal sin que se te esfume el tiempo? Apóyate de las cinco siguientes estrategias para que aprendas a administrarte mejor.
Replantea los objetivos
Si tienes un jefe inmediato, siéntate con él y modifica tus metas anuales. Esto significa evaluar lo que se definió inicialmente y determinar si fue lo óptimo desde un principio, ya que si no te alcanza el tiempo, es probable que te hayas asignado demasiadas tareas o que algunas de ellas no entran dentro de tu área de expertise. Por ejemplo, puede tener sentido retrasar o delegar un proyecto a otra persona mejor capacitada para ese ámbito. Esto no significa desligarse de todo, también deberás acordar como serás evaluado al final del año.
Una vez aclarados los objetivos, podrás definir mejor la repartición de tu tiempo. Dale prioridad a las reuniones y actividades alineadas con los objetivos y minimiza tu participación en tareas y proyectos que no estén relacionados con tus nuevos objetivos.
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Identifica riesgos clave
Dirige tu atención hacia todas las situaciones que podrían causar retrasos o imprevistos para que puedas planear cómo evitarlas, desde asegurarte de que los correos electrónicos de los clientes sean contestados de manera oportuna, hasta asegurar que ciertos informes se archiven a tiempo.
Programa recordatorios recurrentes en tu calendario para ciertas actividades clave o haz uso de un planeador de actividades en línea que te permita tener el control sobre las acciones diarias que realizas para controlar todo riesgo que pueda surgir.
Reduce los compromisos
Una vez que tengas claro qué hacer con tu tiempo, elige qué pequeñas actividades que hoy realizas son prescindibles. Aléjate de las reuniones no necesarias tanto sea posible. Por ejemplo, muchas juntas de trabajo sencillas pueden reemplazarse escribiendo una minuta de los puntos importantes a tratar y repartirla por la oficina.
Además, deberás aprender a delegar con mayor regularidad a otros compañeros o colaboradores, ya sea proyectos completos o incluso tareas pequeñas que al realizarse ayudarán a acercar al equipo de trabajo al objetivo, así ahorrarás tiempo e impulsarás la participación activa de tus colegas.
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Haz una lista
Nunca pases un día sin hacer una lista de las actividades más importantes que deseas lograr, de preferencia escríbela la noche anterior y déjala encima de tu escritorio para que sea lo primero que veas al llegar a la oficina/área de trabajo. Como mínimo, define los tres elementos más importantes del día y haz todo lo posible por cumplirlos.
Enfócate en tus asuntos
En el pasado es posible que haya participado o apoyado a otros en sus propios proyectos para que esas personas también puedan cumplir con sus metas; sin embargo, en esta nueva situación realmente necesitas aprender a ocuparte de tus propios asuntos. Aleja tu atención de las largas cadenas de correos electrónicos que otros manejan bien y evita apuntarte como voluntario si ni siquiera has acabado con lo que tú debes hacer. Recuerda: no vuelvas al trabajo o a las actividades que ya no son críticas en tu función actual.
Sí, se sentirá muy difícil en un inicio mantenerse al margen, pero para hacer tu trabajo más importante y así salir de la oficina a tiempo, debes concentrarte en lo que realmente importa.
Aumentar tus responsabilidades dentro de la oficina por supuesto que crea desafíos, pero significa que estás haciendo bien las cosas. No tienes que “arruinar tu agenda” para siempre, haz el mejor uso que puedas del tiempo para navegar adecuadamente cada día, sin tener que estar pidiendo más horas al aire.
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