Tener una buena organización puede catapultar un proyecto
La cuidadosa planificación y ejecución de los proyectos depende del talento de los gestores de proyectos y de las técnicas y herramientas adecuadas. También hay varios documentos clave que permiten a los gerentes de proyectos, equipos y partes interesadas la habilidad de manejar cuidadosa y precisamente las actividades requeridas del proyecto.
A continuación presentamos una lista de esos documentos, el papel que desempeñan y por qué cada uno de ellos es necesario para la gestión de las actividades del proyecto y el suministro de los entregables necesarios.
Carta del proyecto
Al iniciar un proyecto, el director del proyecto desarrolla un documento llamado carta del proyecto. Este es un documento que identifica la necesidad del proyecto, proporciona formalmente la autorización para un proyecto y otorga autoridad al gerente del proyecto para solicitar recursos y llevar a cabo las actividades del proyecto. La carta del proyecto contiene:
- Una declaración de trabajo del proyecto que haga referencia a la necesidad del negocio, el alcance del producto/servicio y el plan estratégico.
- El caso de negocio para el proyecto que detalla la demanda, las solicitudes de los clientes, las tecnologías, los requisitos legales y sociales.
- Cualquier acuerdo necesario que defina los objetivos o la intención del proyecto
- Factores medioambientales de las empresas
- Activos de procesos organizativos
Plan de gestión del proyecto
Dentro de la fase de planificación, el director del proyecto, en colaboración con el promotor o iniciador del proyecto, desarrolla un plan de gestión del proyecto, basado en la información proporcionada por la carta del proyecto. Este documento esencial guía todo el proyecto y detalla los planes de manejo que cubren lo siguiente:
- transmisiones
- costos
- recursos humanos
- adquisición
- mejoras de procesos
- calidad de los productos
- requerimientos de negocio
- riesgos
Plan de gestión de riesgos
La manera de tratar eficazmente los riesgos potenciales es siempre una preocupación importante para cualquier gerente de proyecto y su equipo. El plan de gestión de riesgos identifica cualquier riesgo potencial para el éxito del proyecto y documenta cómo se abordarán esos riesgos.
Las aportaciones para este plan provendrán del plan de gestión y la carta del proyecto, el registro de partes interesadas, los factores ambientales de la empresa y los activos de la organización.
Registro de solicitud de cambios
Este documento esencial puede ahorrar a las organizaciones, a los gerentes de proyectos y a sus equipos, y a las partes interesadas un gran dolor de cabeza. Identifica todos y cada uno de los cambios solicitados, incluyendo quién hizo la solicitud y quién autorizó su promulgación. Este documento es crucial ya que todo el alcance del proyecto puede verse afectado negativamente por lo que puede parecer un ligero cambio.
Informes sobre la marcha de los trabajos
Los informes de progreso también son vitales para mantener actualizadas a todas las partes interesadas sobre cómo está progresando el proyecto, y si está a tiempo, dentro del presupuesto, cumpliendo con las especificaciones de calidad necesarias y, sobre todo, cumpliendo con las metas previstas y los resultados esperados.