Priorizar es la clave cuando existen muchas actividades al mismo tiempo.
Hoy en día resulta complicado encontrar un trabajo en donde solo se tenga una función, es común ver a empleados lidiando con diferentes actividades. Promover un sistema multitarea ofrece ventajas como: implementar la experiencia del trabajador donde y cuando se necesite, compartir su conocimiento a sus compañeros y evitar pérdidas monetarias por tiempo libre.
Para muchas personas, administrar diferentes proyectos es estresante y puede ocasionar una baja en su productividad; al intentar mantener la atención en las diferentes no se consigue un enfoque específico en el objetivo principal. Compartir tareas con más personas y tener diferentes roles en cada proyecto, no solo produce confusión al personal, sino que puede disminuir los niveles de responsabilidad.
¿Cómo manejar el tiempo y el estrés al mismo tiempo que se desarrollan varios proyectos? ¿Cómo mantener el enfoque en lo más importante? Basta ser organizado y seguir las reglas a continuación:
Priorizar el trabajo
Decidir cuáles son las tareas que necesitan más concentración y qué resultados se necesitan alcanzar, resulta más sencillo que intentar hacer mucho y terminar completando nada.
Esto facilitará tener un panorama general y concentrarse en el trabajo del día a día. Se recomienda programar un resumen periódico de todos los proyectos y anotar metas de cada uno de ellos, de esta forma se identificarán los tiempos de entregas próximos.
Establecer y comunicar expectativas
Cuando se está realizando un proyecto y se requiere un 100% de concentración, contestar correos electrónicos o devolver llamadas no debe forman parte del plan. Una alternativa es responder con un mensaje sencillo como: “En este momento no me encuentro, me comunicó lo más pronto posible”. Se obtendrá el beneficio de retener la atención en el proyecto que se está realizando en ese momento.
Aprovechar al máximo el desarrollo
Uno de los principales problemas al realizar proyectos con diferentes equipos es el incumplimiento en diferentes áreas, esto disminuye la oportunidad de aprender las habilidades de los compañeros de trabajo.
Hay que recordar que trabajar bajo presión, puede no ser tan benéfico, dado que impide mostrar los verdaderos conocimientos, es preferible poner sobre la mesa las tareas a desarrollar y asignar una meta sobre cada una de ellas.
Esto por supuesto representa un desafío ya que al estar gestionando diferentes proyectos con metas en específico es necesario calendarizar y priorizar el trabajo.